1. Die Anfrage kommt rein
Sie kommt per Mail, über jemanden, der jemanden kennt, oder von einer Agentur mit einem Anforderungsprofil im Anhang. Vollständig ist sie selten. In einer Form, mit der du direkt arbeiten kannst, praktisch nie.
Das Erste, was den meisten Anfragen passiert: Sie bleiben im Postfach liegen. Und das ist der denkbar schlechteste Ort. Ein Postfach sortiert nach Zeit, eine Anfrage müsste danach sortiert sein, ob jemand auf dich wartet. Zwei Wochen später fragt jemand, wie die Pipeline aussieht, und du fängst an zu suchen.
Sofort lohnt sich nur eine Kleinigkeit: raus aus dem Postfach und an einen Kunden gehängt, auch wenn der Kunde neu ist und die Angaben dünn sind. Alles danach wird leichter, wenn die Sache ein Datensatz ist und keine Nachricht.
2. Dranbleiben oder nicht
Die meisten entscheiden das aus dem Bauch, und meistens geht das gut. Die Fälle, in denen es nicht gut geht, sind teuer: der Kunde, der sechs Wochen Gespräch kostet und nie kauft, das Projekt unter deinen Kosten, und das eine, das prima gewesen wäre, wenn es nicht in derselben Woche wie etwas Besseres angefangen hätte.
Drei Fragen decken fast alles ab. Können die überhaupt zahlen? Ist der Zeitplan echt? Und lohnt sich das Geld für die Arbeit? Die dritte braucht eine Zahl, und diese Zahl ist dein Satz. Den solltest du einmal richtig ausrechnen, statt ihn als Gefühl mit dir herumzutragen.
Eine Pipeline mit Schritten hilft hier auf eine Weise, die nicht offensichtlich ist. Ihr Wert liegt nicht im hübschen Board, sondern darin, dass ein Zug auf den nächsten Schritt eine Entscheidung erzwingt, die du sonst vertagt hättest. Und Vertagen ist genau das, was deine Pipeline mit höflichen Vielleichts füllt.
3. Das Angebot, und das Versionsproblem
Du schickst etwas: ein Angebot, ein Profil, einen Satz, manchmal alles drei. Das ist die erste echte Übergabe, und hier fängt das Versionsproblem an.
Sechs Wochen später verweist jemand auf "das Dokument, das du geschickt hast". Du hast drei davon, fast identisch, gespeichert unter Namen wie final und final-2. Gemeint ist das, was an einer Mail hing, die du jetzt suchen musst. Ist noch eine zweite Person beteiligt, hat die eine andere Fassung.
Die Lösung heißt nicht Disziplin bei Dateinamen. Sie heißt, dass das Dokument am Kunden hängt statt auf deinem Schreibtisch, damit es genau eine Antwort darauf gibt, was du wann geschickt hast.
4. Gewonnen. Und wo lebt das jetzt?
Das ist die teuerste Übergabe, und die, die die üblichen Toolketten am schlechtesten hinbekommen.
Der Auftrag ist gewonnen und muss jetzt ein Projekt werden. In vielen Aufbauten heißt das: nochmal anlegen, woanders. Ein neuer Datensatz in der Projektsoftware, der Kunde ein zweites Mal eingetippt, die Termine hinüberkopiert, der vereinbarte Umfang aus einer Mail in eine Aufgabenliste geklebt. Angebot, Gesprächshistorie und Satz bleiben im CRM zurück, und wenn sie jemand braucht, sind sie drei Tools entfernt.
Das ist die Lücke zwischen den beiden Kategorien, und sie lohnt sich zu verstehen. Ob du sie jede Woche überquerst, entscheidet nämlich, ob du ein Tool brauchst oder zwei.
5. Arbeiten, und die Arbeit festhalten
Die Arbeit ist der Teil, den du kannst. Das Festhalten ist der Teil, der entscheidet, ob du für alles davon bezahlt wirst.
Festgehalten werden muss, während es passiert: die Stunden, ausführlich genug, um sie später zu verteidigen, und das Geld, das du für den Kunden ausgegeben hast. Beides überlebt eine Rekonstruktion am Monatsende nicht, und beides ist echtes Geld wert. Zu den Stunden gibt es eine eigene Seite, und zu den Auslagen, die du immer vergisst auch.
Das Zweite, was hier passiert, ist ausufernder Umfang, der nicht wie ausufernder Umfang aussieht. Er sieht aus wie ein kleiner Gefallen, und dann noch einer. Stundenerfassung verhindert das nicht, sie sorgt aber dafür, dass du am Ende genau weißt, was die Gefallen gekostet haben. Nur so lässt sich das Gespräch beim nächsten Mal führen.
6. Die Rechnung, die schon alles wissen müsste
Eine Rechnung ist die Zusammenfassung von allem oben. Sie braucht den Kunden und seine Rechnungsdaten aus Schritt 1. Den Satz aus Schritt 3. Die Stunden aus Schritt 5. Die Auslagen, ebenfalls aus Schritt 5. Und die Bestellnummer, auf der der Kunde besteht und die in Schritt 4 in einer Mail ankam.
Liegt das an fünf Orten, wird die Rechnung einmal im Monat unter Zeitdruck zusammengebaut, und die Fehler dabei sind die leisen: ein falscher Satz, ein fehlender Tag, eine Auslage, an die niemand mehr gedacht hat. Klein, unspektakulär, und jeder einzelne kostet dich entweder Geld oder ein Gespräch mit jemandem, der deinen Unterlagen danach etwas weniger traut.
Liegt es an einem Ort, ist die Rechnung schon fast geschrieben, bevor du sie öffnest.
7. Bezahlt, und was du gelernt hast
Das Geld kommt, irgendwann, und danach denkt niemand mehr an das Projekt. Genau dieser Schritt fällt aus, und er ist der einzige, der den nächsten Auftrag besser macht.
Zwei Zahlen sind fünf Minuten wert. Was du in Rechnung gestellt hast, und was die Arbeit wirklich gebraucht hat. Der Abstand dazwischen ist der Satz, den du tatsächlich verdient hast, und der ist fast nie der Satz, den du angeboten hattest. Das auszurechnen hält dich davon ab, ein schlechtes Angebot drei Jahre lang zu wiederholen, weil es sich nach viel zu tun angefühlt hat und viel zu tun sich nach gut anfühlt.
Das Zweite ist das Untechnischste auf dieser Seite: Schreib auf, wie die Zusammenarbeit war, solange du dich erinnerst. In anderthalb Jahren, wenn der Kunde wiederkommt, ist dieser eine Satz mehr wert als alle Daten.
Was ein roter Faden wirklich ändert
Keiner dieser Schritte ist schwer. Schwer wird das Ganze dadurch, dass jede Übergabe eine kleine Neuerfassung ist, dass es sechs davon gibt und dass sie alle stattfinden, während du mit der Arbeit beschäftigt bist, für die du eigentlich engagiert wurdest.
Steerd ist als ein roter Faden durch alle sieben gebaut. Aus der Anfrage wird ein Kunde, aus dem Kunden ein Projekt, ohne Abtippen. Die Stunden hängen an diesem Projekt, und die Rechnung entsteht aus dem, was ohnehin schon da ist. Alle Module stehen bei den Funktionen, und der kostenlose Tarif deckt fünf Projekte ab. Genug, um einen echten Auftrag durchzuschicken, bevor du irgendetwas entscheidest.