Wofür die beiden gedacht sind
Ein CRM ist ein Gedächtnis für Geschäfte, die noch nicht stattgefunden haben. Seine Einheit ist eine Person oder eine Firma, seine Währung ist das Gespräch, und sein Board zeigt die Schritte, die eine Anfrage auf dem Weg zu Ja oder Nein durchläuft. Alles daran rechnet mit Unsicherheit: Das meiste, was drinsteht, wird nie zu Geld.
Eine Projektmanagement-Software ist ein Gedächtnis für vereinbarte Arbeit. Ihre Einheit ist die Aufgabe, ihre Währung ist der Termin, und ihr Board zeigt Spalten auf dem Weg zu Fertig. Alles daran rechnet mit Sicherheit: Jemand hat bereits entschieden, dass das stattfindet.
Keins von beiden ist das schlechtere Werkzeug. Sie sind Antworten auf verschiedene Fragen. Wer mit einem unzufrieden ist, hat ihm meistens die andere Frage gestellt.
Derselbe Kunde, in beiden Tools
Nimm einen echten Ablauf. Eine Agentur meldet sich im Januar wegen eines Projekts ab März. Du antwortest, schickst ein Profil und hörst zwei Wochen nichts. Du fasst nach. Es gibt ein Gespräch, man fragt nach deinem Satz, du nennst ihn. Wieder Stille. Ende Februar kommt die Zusage, los geht es am 4.
Im CRM ist das alles ein Datensatz. Jede Nachricht, das Profil, der genannte Satz, die beiden Nachfassaktionen, und ein Schritt, der von Anfrage über Angebot auf Gewonnen gewandert ist. Der Wert zeigt sich im April, wenn jemand fragt, was ihr beim Tagessatz vereinbart hattet. Die Antwort dauert vier Sekunden.
In der Projektsoftware existieren Januar und Februar nicht. Der Datensatz beginnt am 4. März, mit Board, Aufgaben und Termin. Frag sie nach dem vereinbarten Satz und sie versteht die Frage nicht. Für sie hat das Projekt an dem Tag angefangen, an dem jemand es angelegt hat.
Die Lücke, und was hineinfällt
Betreibst du beides, hast du eine Lücke geschaffen, und zwar genau da, wo ein Auftrag gewonnen wird. Hinein fällt zuverlässig immer dasselbe.
- Den Kunden gibt es jetzt zweimal, leicht unterschiedlich geschrieben, und nur eine Fassung hat die richtige Rechnungsanschrift.
- Der genannte Satz steht im CRM. Die geleisteten Stunden stehen in der Projektsoftware. Multipliziert werden sie nirgends.
- Das Angebot, also das einzige Dokument mit dem vereinbarten Umfang, liegt in dem System, das nach Projektstart niemand mehr öffnet.
- Läuft ein Projekt schief, steht der Grund, warum du es angenommen hast, im einen Tool und der Preis, den es gekostet hat, im anderen.
- Eine erneute Anfrage desselben Kunden startet im CRM als neuer Auftrag, ohne jede Erinnerung daran, wie die letzte Zusammenarbeit gelaufen ist.
Wann zwei Tools richtig sind
Oft. Lass dir eine Lösung, die funktioniert, von niemandem ausreden.
Der häufigste Fall: Ein großer Teil deiner Projekte kommt über Vermittler oder Agenturen. Dann verkaufst du gar nicht wirklich selbst, es gibt kaum eine Pipeline zu führen, und ein CRM beantwortet eine Frage, die du nicht hast. Nimm die Projektsoftware und lass den Rest.
Umgekehrt genauso. Verkaufst du laufend und ist die Lieferung kurz und immer gleich, ein Dreh, ein Workshop, ein klar umrissener Auftrag, dann braucht die Projektseite kaum ein Tool. Ein gutes CRM und ein Kalender reichen.
Zwei Tools gewinnen außerdem, wenn die Lieferung wirklich komplex ist: mehrere Leute, Abhängigkeiten, ein echter Terminplan. Darin ist spezialisierte Projektsoftware sehr gut, und kein CRM wird da mithalten.
Wann eins reicht
Ein Tool gewinnt, sobald dieselben Leute auf beiden Seiten der Lücke auftauchen und die Zahlen zusammenkommen müssen.
Die Prüffrage: Kannst du für dein zuletzt abgeschlossenes Projekt ohne Tabelle sagen, was du angeboten hast, wie viele Stunden es wirklich gebraucht hat und was übrig geblieben ist? Dauert das länger als eine Minute, kostet dich die Lücke etwas. Und zwar nicht die Verwaltungszeit, sondern die Tatsache, dass du den nächsten Auftrag wieder kalkulierst, ohne zu wissen, wie der letzte gelaufen ist.
Die einfachere Variante der Prüffrage: Zähl mit, wie oft pro Woche du denselben Kundennamen in ein zweites System tippst.
Wie beide Hälften an einem Ort aussehen
Steerd ist um diese Lücke herum gebaut und nicht auf einer ihrer Seiten. Aus einer gewonnenen Anfrage wird ein Projekt, ohne dass sich die Identität ändert. Das Gespräch, das verschickte Dokument und der genannte Satz hängen also weiter dran, während die Arbeit läuft. Stunden werden auf dasselbe Projekt gebucht, und die Rechnung entsteht aus diesen Stunden statt aus deiner Erinnerung an sie.
Für einen großen Aufbau mit mehreren Teams ersetzt das keine spezialisierte Projektsoftware, und es behauptet das auch nicht. Was wegfällt, ist das Abtippen. Und die blinde Stelle, die entsteht, wenn der Preis an einem Ort liegt und der Aufwand an einem anderen. Ob ein Projekt seine Marge gehalten hat, ist eine eigene Seite wert.