Was in einem CRM steht
Zieh die Marketingsprache ab, dann bleiben vier Listen übrig, die voneinander wissen.
Die erste sind Personen: Namen, die drei Mailadressen und zwei Nummern, die ein echter Mensch im Lauf der Jahre ansammelt, und die Firma dahinter. Die zweite sind Firmen. Wer dich brieft und wer am Ende die Bestellung unterschreibt, sind selten dieselbe Person, und nächstes Jahr ist eine von beiden weg, der Kunde aber noch da.
Die dritte ist die Historie. Jedes Telefonat, jede Mail, jedes "melden wir uns im März nochmal". Erst diese Liste macht aus einem hübschen Adressbuch etwas, wofür man Geld ausgibt. Sie ist gleichzeitig die, die als Erstes vergammelt.
Die vierte sind die offenen Geschäfte: was gerade läuft, in welchem Schritt es steckt und was es ungefähr wert ist. Die meisten Tools malen das als Board mit einer Spalte pro Schritt, und über diese Spalten wird dann gestritten.
Reicht nicht auch eine Tabelle?
Eine ganze Weile lang: ja, wirklich. Eine Tabelle hält dieselben vier Listen, kostet nichts und muss dir niemand erklären. Wer behauptet, du bräuchtest ab Tag eins ein System, will dir eines verkaufen.
Was eine Tabelle nicht kann, ist dich erinnern. Sie sagt dir nicht, dass ein Kunde seit drei Wochen nicht geantwortet hat. Sie führt die Historie nur so lange, wie du sie mit eiserner Disziplin selbst pflegst. Und unzuverlässig wird sie in dem Moment, in dem eine zweite Person hineinschreibt.
Der Umstieg lohnt sich meistens irgendwo zwischen fünf und fünfzehn Gesprächen, die parallel laufen. Vorher nicht.
Die vier Aufgaben eines CRM
Ein CRM verdient seinen Platz, indem es vier Dinge übernimmt, die du sonst aus dem Gedächtnis machst und deshalb schlecht machst.
- Sich erinnern, damit du es nicht musst: was besprochen war, was du angeboten hast, wann du dich wieder melden wolltest.
- Sagen, wer am Zug ist. Das Wertvollste an einem Board ist die Trennung zwischen "wartet auf dich" und "der Kunde meldet sich nicht mehr".
- Zeigen, was wirklich offen ist, und nicht, was du gern offen hättest. Drei echte Gespräche und elf höfliche Vielleichts sind ein völlig anderer Monat als vierzehn Anfragen.
- Die Akten führen. Behauptet ein Kunde ein halbes Jahr später steif und fest, etwas sei im Angebot enthalten gewesen, gewinnt die Seite mit der schriftlichen Historie.
Warum das Vertriebsmodell für Selbstständige nicht aufgeht
Praktisch jedes CRM am Markt stammt von derselben Idee ab: einer Vertriebsorganisation, in der jemand einen Lead bearbeitet, ihn abschließt und dann übergibt. Das ganze Produkt ist um diese Übergabe herum gebaut. Der Auftrag erreicht "Gewonnen", das Board gratuliert dir, und danach verliert das Tool das Interesse.
Wenn du deine eigene Leistung verkaufst, gibt es diese Übergabe nicht. "Gewonnen" ist bei dir kein Ende, sondern der Moment, in dem die Arbeit anfängt. Mit demselben Kunden, demselben Umfang und demselben Gespräch, das du seit sechs Wochen führst. Ein Tool, das an dieser Stelle aussteigt, zwingt dich, alles davon von Hand in ein zweites zu tragen. Ausgerechnet dann, wenn du keine Zeit hast.
Der zweite Punkt ist kleiner, nervt aber täglich. Team-CRMs sind für Teams gebaut und werden pro Platz bezahlt. Du zahlst also für Zusammenarbeit, die bei dir allein stattfindet, und bekommst Lead-Scoring und Prognosen für ein Quartal mit vierzig Anfragen, während deins fünf hat.
Der dritte fällt kaum jemandem auf. Vertriebstools messen Aktivität, weil Aktivität in einer Vertriebsorganisation die Stellschraube ist. Wer verkauft und liefert, für den ist zusätzliche Aktivität aber nicht gratis: Jedes Nachfassen ist eine Stunde, die du nicht abgerechnet hast. Dieses Tauschgeschäft hat dir noch kein Vertriebs-Dashboard gezeigt.
Worauf du achten solltest, wenn du selbst lieferst
Die nützlichste Prüffrage ist, was das Tool am Tag nach dem Zuschlag tut. Lautet die Antwort "CSV exportieren", kaufst du einen halben Ablauf.
- Der gewonnene Auftrag bleibt derselbe Datensatz. Kunde, Verlauf und die Unterlagen, die du geschickt hast, hängen weiter dran, wenn daraus ein Projekt wird.
- Du legst die Schritte selbst fest. Deine Arbeit läuft nicht Lead, Qualifiziert, Angebot, Abschluss, sondern eher Anfrage, Profil raus, Gespräch, Vertrag, läuft.
- Stunden hängen am Kunden und nicht in einer separaten App. Warum diese Lücke Geld kostet, steht in der Zeiterfassung für Projektzeit.
- Die Rechnung weiß, was passiert ist. Kennt dein Rechnungsprogramm das Projekt nicht, tippst du Stunden ab, und beim Abtippen entstehen die Fehler.
- Es funktioniert mit einem Platz und immer noch mit fünf, damit Wachstum kein Umzug wird.
CRM, ERP, Projektmanagement: welches Wort meint was
Die Begriffe überlappen genug, um ehrlich verwirrend zu sein, und die Anbieter helfen nicht.
Ein CRM schaut nach außen, auf Leute, die dich bezahlen könnten. Ein ERP schaut nach innen, auf den Betrieb: Lager, Einkauf, Löhne, Buchhaltung. Es ist für Firmen mit Abteilungen gebaut und für ein Ein-Personen-Unternehmen eine sehr teure Antwort auf eine Frage, die du gar nicht hast. Ein Projektmanagement-Tool schaut auf Arbeit, die schon vereinbart ist, und fragt, was bis Donnerstag fertig sein muss.
Keins der drei beantwortet für sich die Frage, die über dein Jahr entscheidet: Lohnt sich dieser Kunde überhaupt? Dafür brauchst du beide Hälften an einem Ort. Der Unterschied zwischen CRM und Projektmanagement ist eine eigene Seite wert.
Brauchst du überhaupt schon eins?
Vielleicht nicht. Bei drei Kunden und zwei laufenden Gesprächen ist eine Tabelle kein Kompromiss, sondern das richtige Werkzeug.
Die Signale, dass sie ihren Dienst getan hat, sind allerdings ziemlich eindeutig. Du erkennst sie sofort wieder.
- Du hast mehr als einmal vergessen nachzufassen, und es ging um richtiges Geld.
- Du kannst "was ist gerade offen" nicht beantworten, ohne deinen Gesendet-Ordner zu lesen.
- Zwei Leute brauchen dieselbe Information, und einer davon fragt immer dich.
- Du hast einem Kunden ein Dokument geschickt und weißt nicht mehr sicher, welche Fassung es war.
- Du verbringst mehr als etwa zehn Stunden im Monat mit Verwaltung, die nichts produziert.
Was Steerd anders macht
Steerd ist ein CRM, das bei "Gewonnen" nicht aufhört. Die Anfrage, das Profil, das du geschickt hast, die erfassten Stunden und die Rechnung bleiben an einem roten Faden. Für Leute, die ihre eigene Leistung verkaufen, sind das nämlich keine vier Systeme, sondern vier Momente desselben Auftrags.
Es fängt bei einer Person an und wächst ins Team, ohne Produktwechsel, und jedes Modul läuft heute und nicht auf einer Roadmap. Die Details stehen bei den Funktionen. Die Preise nennen die Grenzen des kostenlosen Tarifs offen, statt sie hinter einem Demo-Termin zu verstecken.