Zwei Dinge heißen Zeiterfassung
Die Verwechslung ist verständlich, denn auf beiden Seiten tippt jemand Stunden in eine Maske. Beantwortet werden aber verschiedene Fragen, und die Adressaten sind andere.
Der Arbeitszeitnachweis richtet sich an eine Behörde und an deine Angestellten. Ihn interessieren Beginn und Ende eines Arbeitstages, Pausen und Ruhezeiten zwischen zwei Tagen. Ob eine Stunde einem Kunden zuzuordnen ist, spielt darin keine Rolle. Beschäftigst du Leute, ist das eine eigene Pflicht und braucht eigene Software.
Die Projektzeiterfassung richtet sich an dich und an deine Kunden. Sie will wissen, zu welchem Auftrag eine Stunde gehört, ob sie abrechenbar ist und ob sie schon abgerechnet wurde. Pausen sind ihr egal.
Alles Weitere auf dieser Seite meint das Zweite.
Drei Gründe, Projektzeit zu erfassen
Die drei werden ständig durcheinandergeworfen, und danach kauft jemand ein Tool für den falschen Grund.
- Zum Abrechnen. Die Stunden sind die Rechnung. Genauigkeit auf die Minute zählt, weil jemand dafür bezahlt.
- Zum Lernen. Du willst wissen, was die Arbeit wirklich gekostet hat, damit das nächste Angebot keine Schätzung ist. Eine halbe Stunde Genauigkeit reicht völlig.
- Zum Belegen. Ein Kunde bestreitet den Umfang, oder eine Agentur will vor der Zahlung eine Aufstellung. Wichtig ist hier nicht Präzision, sondern dass die Aufzeichnung damals entstanden ist und nicht hinterher rekonstruiert wurde.
Warum "ich weiß das noch" teuer wird
Du weißt es nicht mehr, und der Verlust verteilt sich nicht zufällig. Er geht immer in dieselbe Richtung.
Was du vergisst, sind die zwanzig Minuten am Telefon, die halbe Stunde, in der du das Briefing nochmal gelesen hast, der Mailwechsel am Sonntag, das Gespräch, das überzogen hat. Woran du dich erinnerst, ist der Block echter Arbeit, für den du dich hingesetzt hast. Rekonstruierst du eine Woche aus dem Gedächtnis, kommst du verlässlich zu niedrig heraus. Die erinnerbaren Stunden sind nämlich ohnehin die bezahlten.
Wer nach Stunden abrechnet, verschenkt damit Geld. Wer Festpreise macht, hat das größere Problem: Die Zahl, mit der du den nächsten Auftrag kalkulierst, ist still falsch, und zwar in die Richtung, in der du dauerhaft zu billig anbietest.
Die Lösung heißt nicht Disziplin, sondern Nähe. Am Ende des Tages erfasste Zeit stimmt ungefähr. Am Ende der Woche erfasste Zeit ist gut gemeinte Erfindung.
Was du erfassen solltest und was nicht
Der häufigste Fehler ist, zu fein zu erfassen. Daraus wird ein System, das niemand länger als drei Wochen durchhält.
Erfass Projekt, Datum, Dauer und einen kurzen Satz dazu, was du gemacht hast. Genau diesen Satz lassen die meisten weg, und genau er rettet dich, wenn ein Kunde fragt, wofür die elf Stunden in Woche drei draufgegangen sind.
Nicht erfassen musst du, welches Programm gerade offen war. Und bau keine vierstufige Aufgabenhierarchie, bevor du weißt, was du eigentlich vergleichen willst.
- Lohnt sich: Projekt, Datum, Dauer, ein Satz Beschreibung, abrechenbar ja oder nein.
- Lohnt sich, sobald du Leute beschäftigst: wer es gemacht hat. Erst das macht aus Stunden Kosten.
- Lohnt sich meistens nicht: Aufgabenebenen, Unteraufgaben, Schlagworte, nach denen du nie filtern wirst.
- Lohnt sich nie: alles, was deinen Bildschirm beobachtet. Es verändert, wie Leute arbeiten, und liefert Daten, denen niemand traut.
Von der Stunde zur Rechnung, ohne Abtippen
Hier verliert der übliche Aufbau am meisten. Die Stunden liegen in einem Tool, die Rechnung entsteht in einem anderen, und am Monatsende addiert jemand eine Spalte und tippt die Summe in eine Position.
Dieser Schritt verdient einen Namen, denn dort sitzen die Fehler. Meistens keine großen: eine Woche auf dem falschen Projekt, ein Satz aus dem letzten Vertrag, eine Summe, die vor den letzten zwei Tagen noch gestimmt hat. Klein, unspektakulär, und jeder einzelne kostet dich entweder Geld oder ein unangenehmes Gespräch.
Liegen Stunden und Rechnung am selben Ort, fällt der Schritt ganz weg. In Steerd trägt erfasste Zeit ihr Projekt und ihren Satz mit sich, und eine Rechnung entsteht aus den Einträgen statt aus einer Zahl, die du hinübergetragen hast.
Die Zahl, auf die es ankommt: unabgerechnete Stunden
Eine Ansicht ist mehr wert als jeder Bericht: die Stunden, die du geleistet und noch nicht in Rechnung gestellt hast.
Sie beantwortet die Frage, die du dir alle paar Wochen ungefähr stellst, nämlich wie viel Geld gerade in der Lücke zwischen Arbeiten und Rechnungstellen liegt. Bei den meisten ist diese Zahl größer und älter als erwartet. Einmal hinsehen reicht meistens, um den Abrechnungsrhythmus dauerhaft zu ändern.
In Steerd ist das eine Ansicht und nichts, was du zusammensuchst. Daneben gibt es ein Wochenraster pro Projekt und eine Monatsansicht, und Zeit kann direkt auf eine Rechnung wandern. Eine Stoppuhr oder eine Bildschirmüberwachung gibt es bewusst nicht.
Wann es sich nicht lohnt
Verkaufst du Produkte statt Zeit, sitzt du auf einer Betreuung, die nie hinterfragt wird, oder machst du tatsächlich den ganzen Tag dasselbe für denselben Kunden, dann ist Stundenerfassung Verwaltung ohne Ertrag. Lass dir von keinem Tool etwas anderes einreden.
Ab dem zweiten Kunden sieht es anders aus. Zwei Projekte in einer Woche sind der Punkt, an dem "ich weiß das noch" aufhört zu stimmen. Und gleichzeitig das erste Mal, dass die Frage "welches von beiden zahlt eigentlich besser" eine brauchbare Antwort hat. Sauber ausrechnen lässt sie sich nur mit den Stunden.