Die Auslagen, die still zu deinem Problem werden
Einen Flug für 900 Euro vergisst niemand zu berechnen. Nicht berechnet wird alles dazwischen: die Bildlizenz, der zusätzliche Zugang zu einem Tool, den du für ein Projekt gekauft hast, das Taxi, der Kurier, die Domain, die du registriert hast, weil das schneller ging als zu fragen, und der Tag, an dem du irgendwohin und wieder zurück gefahren bist.
Einzeln ist jede Position zu klein, um hinterherzulaufen, und genau das ist der Mechanismus. Übers Jahr summieren sie sich zu einer Zahl, über die sich die meisten ärgern würden, wenn sie sie je an einem Stück sähen. Sie landen komplett auf deiner Seite der Marge, wo sie ein an sich ordentliches Projekt schlechter aussehen lassen, als die Arbeit es verdient hat.
Die zweite Gruppe ist Zeit, die viele gar nicht als Auslage begreifen. Fahrtzeit, Wartezeit, der halbe Tag, den ein Vor-Ort-Termin kostet. Diese Stunden kosten dich das, wofür du sie hättest abrechnen können, also noch ein Grund, diese Zahl zu kennen. Steht das nicht in der Vereinbarung, hast du es bezahlt.
Vereinbaren, bevor du es ausgibst
Darauf läuft alles hinaus, und es kostet zwei Sätze im Angebot.
Schreib hin, was in deinem Satz enthalten ist und was gesondert berechnet wird. Nenn eine Grenze, ab der du vorher fragst, niedrig genug um etwas zu bedeuten und hoch genug um nicht zu nerven. Hundert Euro passen für die meiste Arbeit. Und schreib hin, wie Fahrtzeit behandelt wird, denn genau darüber wird hinterher gestritten.
Das funktioniert nicht aus juristischen Gründen, sondern aus psychologischen. Eine vorher vereinbarte Auslage erscheint auf der Rechnung als erwartete Position. Dieselbe Auslage ohne Vereinbarung erscheint als Überraschung, und Überraschungen auf Rechnungen sorgen dafür, dass Kunden den Rest misstrauisch lesen.
- Was dein Satz schon abdeckt: deine eigenen Werkzeuge, deine Software, deine Ausstattung.
- Was gesondert berechnet wird: Reise, Übernachtung, Lizenzen für dieses Projekt, zugekaufte Arbeit.
- Die Grenze, ab der du vorher fragst, schriftlich.
- Wie Fahrtzeit behandelt wird: voll, halb, oder gar nicht berechnet.
- Ob du einen Bearbeitungsaufschlag nimmst, und wie hoch er ist.
Den Beleg sichern, solange es ihn gibt
Ein Beleg ist ein Beweisstück mit kurzer Lebensdauer. Papier verblasst und geht verloren, und was per Mail kam, ist rund drei Wochen nach Eingang nicht mehr auffindbar.
Was funktioniert, ist sofort erfassen und ans Projekt hängen, statt am Monatsende zu sortieren. Am Monatsende zu sortieren klingt effizient und ist der Grund, warum die Hälfte fehlt. Bis dahin weißt du nämlich nicht mehr, für welchen Kunden das Parkticket war.
Wichtig ist am Ende nur, drei Fragen beantworten zu können: Was war es, zu welchem Projekt gehört es, und kannst du das Dokument vorlegen. In Steerd hängt ein Beleg direkt am Projekt, verschlüsselt und unter einer Auslagen-Kategorie abgelegt, liegt also beim Auftrag statt in einer Fotos-App. Was zu keinem einzelnen Projekt gehört, wandert in den Dokumententresor des Teams, der sich über den Dateinamen durchsuchen lässt und im Browser eine Vorschau zeigt. Was es nicht gibt, ist ein Belegscan: Niemand liest dir den Betrag vom Foto ab, und nichts hier soll das behaupten.
Auf die Rechnung bringen
Hier scheitert es am Zeitpunkt und nicht an der Ehrlichkeit. Auslagen bleiben liegen, weil die Rechnung am Monatsersten aus den Stunden entsteht und die Auslagen an einem Ort liegen, in den die Rechnung nie schaut.
Zwei Gewohnheiten lösen fast alles. Häng die Auslage an dem Tag ans Projekt, an dem sie entsteht, und nicht an dem Tag, an dem du abrechnest. Und sieh vor jeder Rechnung im Projekt nach offenen Auslagen, besonders vor der letzten. Nach der Schlussrechnung wird das Gespräch nämlich spürbar schwerer.
Führ Auslagen als eigene Positionen mit Datum und Beschreibung auf, statt sie in eine Summe zu falten. Ein Kunde, der sieht, was jede einzelne war, fragt fast nie nach. Eine einzelne Zeile "Auslagen, 740 Euro" wird fast jedes Mal hinterfragt.
Aufschläge, und offen damit umgehen
Einen Prozentsatz auf Auslagen aufzuschlagen ist üblich und gut begründbar. Du hast das Geld vorgestreckt, das Risiko getragen und Zeit mit der Organisation verbracht. Zehn bis fünfzehn Prozent sind bei zugekaufter Arbeit und Material verbreitet.
Die Regel lautet: Es muss sichtbar sein. Ein Bearbeitungsaufschlag, der im Angebot steht und auf der Rechnung erscheint, ist eine Geschäftsbedingung. Derselbe Betrag, versteckt in einer stillschweigend erhöhten Position, ist etwas, das ein Kunde irgendwann bemerkt. Und woran er sich danach erinnert, ist nicht das Geld.
Bei reinen Durchreichungen, einer Bahnfahrkarte für den Kunden gekauft, schlagen die meisten nichts auf. Für eine meist kleine Summe kauft das erstaunlich viel Wohlwollen.
Was du deiner Steuerberatung überlässt
Auf dieser Seite geht es darum, dein Geld zurückzubekommen, nicht um Steuern. Ob eine Auslage als etwas gilt, das du für den Kunden verauslagt hast, oder als eigener Aufwand, den du weitergibst, und was mit der Steuer darauf passiert, unterscheidet sich von Land zu Land und manchmal von Fall zu Fall.
Diese Unterscheidung ändert, was auf die Rechnung gehört und wie es danach behandelt wird. Frag deine Steuerberatung also einmal, konkret für dein eigenes Geschäft. Und mach aus der Antwort dann eine Gewohnheit. Das ist eine Fünf-Minuten-Frage, die du nur einmal stellen musst und deren falsche Beantwortung mühsam rückabzuwickeln ist.
Unabhängig von der Antwort lohnt sich in jedem Fall, den Beleg am Projekt zu haben. Jede Variante der Antwort setzt genau das voraus.